1. Responsável e escopo
O SoftSuite Messaging é operado pela VENSOFT SOLUTIONS LTDA, CNPJ 22.876.100/0001-19. O canal para dúvidas e solicitações de privacidade é contato@softsuite.com.br.
Esta política abrange exclusivamente a operação WhatsApp do Messaging: conexões de números empresariais, templates, envios autorizados, testes, estados de entrega, respostas de botões e integração com os produtos utilizados pelas empresas contratantes. Não substitui o aviso de privacidade da clínica ou empresa que envia a mensagem nem o aviso de outros serviços.
2. Quem decide o tratamento
A empresa ou clínica contratante determina os destinatários, a finalidade, o conteúdo dos avisos e a autorização para as comunicações. Nessa operação, ela atua como controladora e a Vensoft processa os dados em seu nome, conforme as instruções e os contratos aplicáveis.
A Vensoft também toma decisões sobre tratamentos próprios necessários à administração do serviço, autenticação da equipe, segurança, prevenção de abuso, auditoria e cumprimento de obrigações comerciais e legais. Os papéis são avaliados conforme a atividade, e não apenas pelo nome das partes.
A clínica continua responsável pelas decisões sobre os dados de seus pacientes. Um pedido relativo a esses dados pode exigir sua participação, com apoio da Vensoft no que estiver sob nossa responsabilidade.
3. Quais dados são tratados
- Identificação e número WhatsApp do destinatário, fornecidos pela empresa ou clínica.
- Conteúdo e parâmetros dos templates, como nome, clínica, data e horário de consulta, quando necessários ao aviso.
- Referências da autorização para contato e informações necessárias ao controle de consentimento.
- Respostas de botões, como confirmação ou recusa de comparecimento, e identificadores que permitem associá-las ao aviso correto.
- Identificadores da conta WhatsApp Business, do número, de templates, conexões e protocolos retornados pela Meta; credenciais necessárias ao acesso autorizado.
- Produto, empresa e filial responsáveis, datas, estados de enfileiramento, envio, entrega, leitura e falha, registros de consumo, cobrança e auditoria.
- Identificação dos operadores autorizados e registros técnicos necessários à autenticação e à segurança da operação.
Um aviso de consulta pode revelar informações relacionadas à saúde conforme seu contexto. A empresa ou clínica deve limitar o conteúdo ao necessário e evitar enviar diagnósticos, prontuários ou outros detalhes clínicos desnecessários pelo serviço.
4. Para que usamos os dados
Os dados permitem enviar comunicações autorizadas, confirmações e lembretes; administrar templates e conexões; acompanhar a entrega; encaminhar respostas aos produtos integrados; evitar duplicidades; registrar consumo e cobrança; e manter a segurança e a rastreabilidade do serviço.
Os envios proativos exigem evidência de autorização para contato na operação. Essa autorização não significa que todo tratamento se baseie exclusivamente em consentimento: execução contratual, cumprimento de obrigações legais, exercício regular de direitos e outros fundamentos aplicáveis devem ser avaliados conforme a finalidade e a natureza dos dados. Para dados sensíveis, cabe observar as hipóteses específicas da legislação.
A empresa ou clínica deve informar ao destinatário as finalidades das mensagens e os fundamentos que utiliza. Solicitações para interromper os avisos podem ser feitas à empresa responsável ou ao nosso canal de privacidade, para encaminhamento e tratamento adequado.
5. Compartilhamento e processamento internacional
Os dados necessários ao envio e acompanhamento são transmitidos à Meta/WhatsApp pela API oficial. Respostas e estados operacionais são encaminhados ao produto e à empresa ou clínica responsável, dentro do contexto autorizado.
Prestadores de hospedagem e infraestrutura e profissionais autorizados podem participar do processamento necessário ao funcionamento, suporte e segurança. O acesso deve ser limitado à finalidade e às obrigações aplicáveis. Dados também podem ser fornecidos para cumprimento de obrigação legal ou determinação de autoridade competente.
A participação de provedores pode envolver processamento ou armazenamento fora do Brasil. Quando aplicável, as transferências devem observar os requisitos legais e as salvaguardas correspondentes. A Meta/WhatsApp possui suas próprias condições e práticas de tratamento, descritas na Política de Privacidade do WhatsApp.
6. Proteção dos dados
Aplicamos controles de acesso, separação entre empresas e filiais, transporte protegido, criptografia dos conteúdos e credenciais sensíveis armazenados, validação dos eventos recebidos e registros de auditoria. Credenciais são mantidas no backend e não são exibidas como conteúdo público do painel.
O envio pela API exige processamento dos dados pelos sistemas envolvidos. Por isso, não afirmamos que todo o ciclo dentro do Messaging seja protegido por criptografia de ponta a ponta. Nenhuma medida isolada elimina todos os riscos.
7. Retenção e descarte
O conteúdo das mensagens e o telefone armazenado de forma reversível têm descarte programado após o prazo operacional padrão de 30 dias. O prazo é configurável conforme a operação e os compromissos aplicáveis. O descarte é executado por rotinas periódicas, e não necessariamente no instante exato em que o prazo vence.
Metadados de envio, estados, identificadores, referências de autorização, registros de auditoria, consumo e valores podem permanecer quando necessários à operação, prestação de contas, segurança, cumprimento de obrigações legais ou exercício de direitos. O descarte do conteúdo não significa exclusão de todos os registros.
Cópias de segurança seguem seu próprio ciclo de retenção e recuperação e não são necessariamente eliminadas no mesmo instante que a base operacional. Pedidos de exclusão são avaliados considerando os dados existentes, as responsabilidades das partes e as hipóteses de conservação permitidas.
A exclusão nos nossos sistemas não remove automaticamente mensagens já entregues, cópias no dispositivo do destinatário ou dados mantidos pela empresa responsável ou pelo WhatsApp sob suas próprias regras.
8. Seus direitos
Conforme as condições da legislação aplicável, você pode solicitar confirmação e acesso, correção, informações sobre o compartilhamento, anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários ou tratados irregularmente, portabilidade e revogação do consentimento quando ele for o fundamento do tratamento.
Também pode solicitar informações sobre as consequências de não fornecer consentimento e revisão de decisões tomadas unicamente com base em tratamento automatizado quando cabível. O exercício de direitos é gratuito, pode exigir verificação de identidade e observa as hipóteses legais de conservação de dados.
A ANPD disponibiliza orientações sobre os direitos dos titulares e os canais para exercício desses direitos.
9. Como solicitar atendimento
Envie seu pedido a contato@softsuite.com.br, informando o nome, o número WhatsApp relacionado, a empresa ou clínica envolvida e o que deseja solicitar. Forneça apenas o necessário; não envie prontuários, senhas, tokens ou documentos completos sem uma necessidade de verificação previamente explicada.
Podemos solicitar confirmação proporcional de identidade e representação para evitar acesso ou exclusão indevidos. Quando os dados são tratados por instrução de uma clínica ou empresa, o atendimento será coordenado com ela. A análise e a resposta observarão os prazos legais aplicáveis.
Consulte também as instruções para solicitar exclusão de dados. Este canal é de atendimento humano; o envio do e-mail não executa uma exclusão automática.
10. Atualizações desta política
Esta política pode ser atualizada para refletir mudanças relevantes no serviço e nas obrigações aplicáveis. A versão e a data de publicação serão identificadas nesta página. Dúvidas sobre o texto podem ser encaminhadas ao canal de privacidade.